Die Check-in-E-Mail ist wahrscheinlich die wichtigste Nachricht die du einem Gast schickst. Sie bestimmt ob der erste Eindruck gut oder chaotisch ist – und der erste Eindruck beeinflusst die spätere Bewertung stärker als alles andere.
Nach Gesprächen mit hunderten Hosts und dem Auswerten von Gäste-Feedback haben wir herausgearbeitet was wirklich wichtig ist – und was nur unnötigen Ballast darstellt.
Das Wichtigste zuerst: Timing
Schicke die Check-in-E-Mail spätestens 24 Stunden vor der Anreise. Besser noch: 48 Stunden vorher. So hat der Gast Zeit alle Infos in Ruhe zu lesen und Fragen zu stellen – nicht erst wenn er schon vor der Tür steht.
Die 7 unverzichtbaren Informationen
Genaue Adresse + Anfahrtsbeschreibung
Klingt selbstverständlich – ist es aber nicht. Viele Gäste kommen aus anderen Städten oder Ländern. Ergänze die Adresse mit einem kurzen Hinweis: „Klingel ist links neben der grünen Tür" oder „Wir sind im Hinterhaus".
Zugangscode oder Schlüsselübergabe
Wenn du einen Schlüsselsafe oder ein Smart Lock nutzt: Gib den Code deutlich an. Falls ein persönlicher Übergabe-Termin nötig ist, bestätige Zeit und Ort. Nichts frustriert Gäste mehr als vor einer verschlossenen Tür zu stehen.
Check-in-Uhrzeit
Nenne explizit ab wann die Wohnung bezugsfertig ist. Gäste die früher ankommen als erwartet sollten wissen ob ein Frühcheck-in möglich ist (und was er kostet) oder nicht.
Parkmöglichkeiten
In Städten und beliebten Urlaubsregionen ist das oft das drängendste Thema. Gibt es einen eigenen Stellplatz? Eine Tiefgarage? Öffentliche Parkplätze in der Nähe? Nenne konkrete Adressen oder Koordinaten.
WLAN-Name und Passwort
Fast alle Gäste fragen danach – also rein damit. Spare dir das manuelle Beantworten dieser Frage für immer.
Checkout-Uhrzeit
Ja, gleich in der Check-in-Mail. Gäste planen ihren Urlaub und wollen wissen wieviel Zeit sie am letzten Tag noch haben.
Deine Notfall-Kontaktnummer
Nicht deine normale Nummer die du den ganzen Tag nicht ans Telefon gehst – sondern eine auf die du bei echten Notfällen erreichbar bist. Das gibt Gästen Sicherheit.
Was du weglassen kannst
Weniger ist mehr. Die Check-in-E-Mail sollte nicht zu lang sein – sonst lesen Gäste sie nicht vollständig. Folgendes gehört nicht in die Check-in-Mail:
- Die komplette Hausordnung (dafür gibt es eine separate Vorlage oder die Gäste-Mappe)
- Ausführliche Ausflugs-Tipps (kommt besser in einer separaten Willkommensnachricht)
- Technische Bedienungsanleitungen für Geräte (Kühlschrank, Heizung etc.) – die gehören vor Ort in die Wohnung
Muster: Eine gute Check-in-E-Mail in 10 Zeilen
Liebe/r [Gästename],
wir freuen uns auf Ihre Ankunft morgen! Hier alle wichtigen Infos auf einen Blick:
📍 Adresse: Strandweg 12, 18609 Binz (Hinterhaus, 2. Etage)
🔑 Zugangscode Haustür: 4821 · Wohnungsschlüssel liegt im Schlüsselsafe (Code: 1234)
🕐 Check-in ab: 15:00 Uhr · Checkout bis: 11:00 Uhr
🚗 Parkplatz: Eigener Stellplatz direkt vor dem Haus (Schild „Strandweg 12")
📶 WLAN: FeWo-Binz · Passwort: Strandurlaub2026
📞 Bei Fragen oder Notfällen: 0151 12345678
Einen wunderschönen Aufenthalt wünscht Ihnen
[Ihr Name]
Kurz, übersichtlich, alles drin. Diese E-Mail lässt sich in ferivo als Vorlage hinterlegen und wird dann automatisch zum eingestellten Zeitpunkt verschickt.
Check-in-Mail automatisieren
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